Zamanla yarışınızda sık sık geride kaldığınızı mı düşünüyorsunuz? Zaman mı size yetmiyor yoksa siz mi zamana söz geçiremiyorsunuz? Her gün fazladan bir saatiniz olmasını istemez misiniz? Cevabınız evet ise beş dakikanızı ayırıp aşağıdaki 20 yönteme göz atmanızda büyük yarar var. Akşam olmuş, işler yetişmemiş… Kaçımız kendi kendimize “Ah bir saatim daha olsaydı!” dememişizdir? Halbuki, günlük çalışma düzeni içinde bir iki doğru alışkanlık, size günde… 1 saat kazandırabilir. İşte size zaman kazandıracak 20 öneri…
Ortalığı düzenleyin
Düzensiz bir oda, bir masa insana daima “çok işi varmış, yetişemiyormuş” intibaı verir. Toplayın, düzenleyin! Günlük çalışmanızda işe yaramayan her şeyi kaldırın. Dosya ve evrakınızı en basit, en akılcı sisteme göre düzenleyin: En çok ihtiyaç duyduklarınız en yakında!
İşten işe atlamayın
Bir dosyayı bırakıp öbürünü almak, bir iş bitmeden öbürüne geçmek size sadece dikkat, enerji ve zaman kaybettirir. Bir işe konsantre olup yol almak her zaman en verimli yöntemdir. Elinizdeki işi ya bitirin, ya dosyaya kaldırın ya başkasına yönlendirin.
Gününüzü planlayın
15 dakikada yapacağınız işe bir saat ayırmak çok yaygındır. Mutlaka gününüzü önceden planlayın. Yapmanız gereken işleri (meşhur ’to do list’) alt alta yazın. Hangi iş önemlidir, hangi iş acildir, belirtin. Böylece sabah işe geldiğinizde önceliklerinizi bilirsiniz.
Dinlenmeyi unutmayın
Unutmayın: Zaman kazanmak için, boşa harcamayı da bilmek gerekir. Verimli çalışmak için iki yoğun çalışma arasında bir boşluk gerekir. Uzmanlar, 90 dakika çalışın, arada bir kahve molası verin, bir arkadaşınızla sohbet edin, bir tur atıp gelin diyorlar.
İlişkileri düzenleyin
En sevdiğiniz iş arkadaşlarınız size en çok zaman kaybettirenlerdir. Kuralları belirleyin: Acil olmayan işler için birbirinize not gönderin, kalkıp gelmeleri yerine e-posta atmalarını isteyin, acil durumlar dışında şu saatte kapım açık deyin, kahve molasını kullanın…
Verimli saatleri bilin
Günün hangi saatlerinde en formda olduğunuza bakın, en çok dikkat isteyen işleri bu saatlere denk getirin. Kimi insan sabah zindedir, kimi akşam saatlerinde hatta gece daha iyi çalışır. Günlük programınızı “biyolojik saatinize bakarak” düzenleyin.
Hayır demeyi öğrenin
Günlük planınızı yaptınız, işe koyuldunuz, ama bir arkadaşınız bir konuda sizin görüşünüze ihtiyacı olduğunu söyledi. Ayıp olur diye kabul edeceksiniz… Ama yanlış! Bir kere peki derseniz, bir daha zamanınıza hakim olamazsınız. Kırıcı olmadan hayır demeyi öğrenin.
Randevuları iyi ayarların
Gün içindeki randevular ciddi zaman kaybıdır. En iyisi, görüşmeleri sabah erken (işe gitmeden) akşam geç saatlere (işten çıkarken) koymak, böylece gidip gelmekten kurtulmaktır. Randevu kaç dakika sürecek belirleyin. Uzayıp giden yemeklerden kaçının.
Bitmeyen toplantılara hayır
Size gerçekten ihtiyaç yoksa toplantılara gitmeyin. Bitmeyen toplantıları kabul etmeyin. Kim katılacak, kim ne diyecek, kaç dakika ne yapılacak… önceden planlayın ve plana sadık kalın. Geç kalanları beklemeyin. Geyik yapılmasına izin vermeyin.
Sabah işe erken gelin
Sabah işe erken başlamak, sakin kafayla bir işi ele almanıza imkan verir. Ayrıca insan en iyi sabah konsantre olur, genelde sabah daha zinde olur. Böylece akşam erken çıkabilirsiniz. Akşam iki saat geç çıkmak yerine sabah bir saat erken gelmek… iyi değil mi?
Her işi kendiniz yapmayın
“Vaktim yok” diye şikayet edenlerin çoğu, delege etmeyi bilmeyenlerdir. Her işi kendiniz yapmak, her şeyi bir de ben göreyim demek kötü alışkanlıklardır. Günlük ve basit işlerden başlayarak, mümkün olduğu kadar, delege etmeyi öğrenin.
Telefonu telesekretere yönlendirin
Telefon, işi sürekli böler. Sekreteriniz varsa, kiminle ne zaman konuşacağınızı önceden belirleyin. Yoksa, bir telesekreter kullanın: Mesajı dinleyin, önemli olanlara siz cevap verin. (Cep telefonu da aynı görevi görmeli: Arayana bakın, gerekliyse siz arayın.)
E-postalara takılıp kalmayın
(İşiniz aksini gerektirmiyorsa) Gelen e-postalara günde 2-3 kereden fazla bakmayın. Şu şu saatler arasında mesajlarıma bakacağım, şu şu saatlerde cevaplayacağım diye bir kural koyun. Genelde sabah işe başlamadan, öğlen yemek öncesi, akşam çıkmadan…
Posta kutunuzu düzenleyin
Ayrıca, zaman kazanmak için, posta kutunuza da bir düzen getirin. Eski mesajları neye göre düzenleyeceksiniz (gönderene göre mi, konuya göre mi…). Ondan sonra otomatik düzenleme için (gerekirse bir uzmanın desteğiyle) gerekli emirleri verin.
Öğle yemeğini hızlandırın
Boğazınıza dizmeden, öğle yemeği için ayırdığınız zamanı kısaltabilirsiniz. Kantine herkesin gittiği, uzun kuyruklar olan saatte gitmeyin. Yarım saat önce veya sonra gitmek, size en az bir yarım saat kazandırır. Ayrıca öğlen ağır yemeyin.
İnternette vakit harcamayın
İşinizi yetiştirememenizin bir sebebi de, internet olmasın sakın? (Fransa’da yapılan bir ankete göre, ortalama bir çalışan internette geçirdiği 86 dakikanın 58’ini şahsi sörfe harcıyor. Ve verimliliği yüzde 14 düşüyor.) Şahsi sörfü boş zamanlara bırakın.
Bir seferde bir iş yapın
Eğer bir yandan telefonda konuşup bir yandan e-postanıza cevap vermenin size zaman kazandırdığını sanıyorsanız, yanılıyorsunuz. Aynı anda ne kadar çok iş yapmaya çalışırsanız, veriminiz o kadar düşer, zaman kaybedersiniz. Aynı anda iki iş yapmayın, konsantre olun.
Kahve içerken zaman kazanın
İnsan farketmeden kahve veya sigara molasında çok vakit kaybeder. Kahve almaya gitmek bile zaman kaybıdır. Kuralları koyun: Günde şu kadar kahve alacağım, şu kadar ara vereceğim, sohbet edeceğim. Ve kalabalık saatlerde kahve makinesinde kuyruk yapmayın.
Bilgisayarla uğraşmayın
Bilgisayar kendi kendine kapanıp açılıyor, yavaş çalışıyor, internete bir türlü girmiyor, gönderdiğiniz dosya gitmiyor… Bilgisayar işinizi kolaylamalı, hızlandırmalı, aksi değil. Teknik servis arızaları gidersin, siz de kullanmayı iyi öğrenin.
Sürprizlere hazır olun
Zamanınızı planlar ve düzenlerken, sürprizlerin kaçınılmaz olduğunu da unutmayın. Beklenmedik ama reddedilemez bir telefon veya ziyaret, ters giden bir iş… Aylık, haftalık, günlük programınızı yaparken “beklenmedik durumlar” için yüzde 20’lik 30’luk bir boşluk öngörün.
Kaynak : yenibiris.com
