Yönetici Koçumuz ve ilham kaynağımız Hülya Mutlu’nun tavsiyesiyle okuduğum bu kitap, birçok alanda uygulanabilecek ve önemli ölçüde performans artışı sağlayacak SCRUM tekniğinden bahsediyor. Kitap çok faydalı bilgiler içerdiği için kısa bir özet ile sizlere de ulaştırmak istedim.
Üretkenliğinizi 8 kat arttırmak ister misiniz? Bir üretebileceğiniz zamanda sekiz üretmek. Kulağa hoş geliyor değil mi? Scrum ile bu mümkün. Hükümetler, uluslararası dev şirketler, sivil toplum örgütleri, eğitimciler, yazılım geliştiriciler Scrum’u kullanıyor. Daha üretken olmakla kalmıyor, tüm süreç boyunca daha da mutlu oluyorlar. Sizde ekibinize, projelerinize, fikirlerinize, hissedarlarınıza ve en önemlisi kendinize bir iyilik yapın ve Scrum’u öğrenin ve uygulamaya başlayın. Çünkü dünyanın buna ihtiyacı var.
Bu kitap ilgi çekici hikaye ve gerçek dünya örnekleriyle dolu. Scrum olarak bilinen proje yönetim metodu, ileri teknoloji şirketleri arasında en çok kullanılan üretkenlik aracıdır. Jeff Sutherland bu aracı geniş iş dünyası çevrelerinin avucunun içine koyma görevinde çok başarılı olmuştur.
Bu kitabı okudukça Scrum’un şirketinizin çalışma, yaratma, planlana ve düşünme şeklini nasıl değiştirdiğini göreceksiniz.
Scrum belirsizlik ve yaratıcılığı bir araya getirmektedir. Öğrenme süreci etrafında bir yapı kurmakta, ekiplerin hem ne yarattıklarını, hem de nasıl yarattıklarını birlikte değerlendirmelerine imkân tanır. Scrum ekiplerin birlikte nasıl çalıştıkları bilgisini kullanır ve onlara kendilerini organize etme, süratle iş yapma ve kalitelerini geliştirme araçlarını sağlar.
Scrum basit bir düşünce üzerine kurulmuştur. Bir projeye başladığınızda, düzenli olarak durumununuz kontrol ederek ilerlemekte olduğunuzun istikametinizin doğru olup olmadığını ve bunun gerçekten insanların istediği şey olup olmadığını neden teyit etmiyorsunuz? Ya da yapmakta olduğunuz şeyi nasıl yaptığınızı geliştirmenin, daha hızlı ve daha iyi yapmanın ve buna neyin engel olduğunu bulmanın herhangi bir yolu olup olmadığını neden sorgulamıyorsunuz?
Bunun adı “Denetle ve Uyarla” döngüsüdür. Bazen ne yapıyorsanız durun, ne yapmış olduğunuzu gözden geçirin ve bunun ne yapmanız gerektiğiyle aynı şey olup olmadığını kontrol edin ve daha iyisini nasıl yapabileceğinizi değerlendirin. Bu basit bir fikirdir ancak bunu uygulamak tefekkür, iç gözlem, dürüstlük ve disiplin gerektirir. Kitapta bu yöntemin uygulanmasıyla ilgili
SCRUM’U UYGULAMAK
1- Bir ürün sahibi seçin. Bu kişi sizin yapacağınız ya da başaracağınız şeyle ilgili vizyona sahip kişidir. Bu kişinin iş dünyasının durumunu, pazarı ve de müşteriyi anlaması gerekmektedir.
2- Bir Ekip seçin. İşi gerçekten yapan kişiler kimler olacak? Bu ekibin ürün sahibinin vizyonunu alıp gerçeğe dönüştürmek için gerekli tüm yeteneklere ihtiyacı olacaktır. Ekipler küçük olmalı. Kuralımız 3 ile 9 kişi arasında olmalıdır.
3- Bir Scrum Ustası seçin. Bu kişi ekibin kalanına Scrum’un çatısı konusunda yol gösterecek ve ekibin kendilerini yavaşlatanları elemesine yardımcı olacak kişidir.
4- Bir Ürün İş Listesi yaratın ve önceliklendirin. Bu vizyonu gerçek kılmak için yapılacak her şeyin listesidir. Bu iş listesi ürünün yaşam süresi boyunca var olur ve evrim geçirir.
5- Ürün İş Listesini İyileştirme ve Önceden Kestirme. Ürün iş listesindeki işleri gerçekten tamamlayacak olan kişilerin ne kadar emek harcayacaklarını önceden tahmin etmeleri önemlidir. Ekip iş listesindeki her bir kaleme bakıp gerçekten yapılabilip yapılamayacağını görmelidir. Bir şeyin “tamamlandığının” göstergesi olacak standartlara dair herkes fikir birliğinde mi ve tamamlananların bir tanımı var mı? İşleri tamamlamak için yeterli bilgi mevcut mu? Gözle görülebilir bir değer katıyor mu? İş listesini saat cinsinden tahmin etmeyin çünkü insanlar bu işte gerçekten çok kötü. Göreceli boyutlara göre tahminde bulunmaya çalışın. Küçük, orta ve büyük beden gibi.
6- Sprint Planlama. Bu scrum toplantılarının ilkidir. Ekip, Scrum ustası ve ürün sahibi sprint’i planlamak için bir araya gelir. Sprintler1-4 hafta arasında olan ve sürekli eşit bir zaman aralığına sahip olmalıdır. Genellikle 1 veya 2 hafta tercih edilir. Ekip iş listesine bakar ve her bir sprintte ne kadar işi bitirebileceğini tahmin eder. Bitirilen her bir sprintten sonra bitirilen iş listesi rakamını gözden geçirilmelidir. Bu ekibin her bir sprintteki hızını belirlememize yardımcı olacaktır. Scrum ustası ve ekip her bir sprintte bu hızı arttırmaya çalışmalıdır. Bu toplantı esnasında herkes bu sprint’te herkesin neyi başarmak istediğini gösteren bir sprint hedefi üzerinde de anlaşmalıdır.
7- İşi Görünür Kılın. Scrum’da bunu yapmanın en yaygın yolu üç sütunlu bir scrum tahtası hazırlamaktır. Yapılacaklar, Devam Edenler ve Tamamlananlar. Yapışkan kağıtlar tamamlanacak iş kalemlerini temsil eder ve ekip onların her birini tamamladıkça birer birer tahta üzerinde hareket ettirir.
Bir diğer yöntem ise Burndown şemasıdır. Bir eksende ekibin Sprint’e dahil ettiği sayı, diğerinde ise günlerin sayısı yazılır. Scrum ustası her gün tamamlanan işleri sayar ve onları şemaya işler. İdeal olarak sprintin son gününde sıfır iş kalemi kalacak şekilde aşağı doğru dik eğilimli bir çizgi olacaktır.
8- Günlük Stand-Up veya Günlük Scrum. Bu Scrum’un kalp atışıdır. Her gün aynı saatte 15 dakikayı geçmeyecek şekilde Ekip ve Scrum ustası bir araya gelirler ve aşağıdaki 3 soruyu cevaplandırırlar;
- Ekibin Sprinti tamamlamasına yardım etmek için dün ne yaptın?
- Ekibin Sprinti tamamlamasına yardım etmek için bugün ne yapacaksın?
- Senin ya da ekibin önünde, Sprint hedefine ulaşmanızı engelleyen bir durum var mı?
Bu toplantı 15 dakikayı aşıyorsa, toplantıyı yanlış yapıyorsunuz demektir. Toplantı ekibi yolda tutmayı sağlar.
9- Sprint’in gözden geçirilmesi ya da demosu: Sprint süresince ekibin neleri tamamladığını gösteren toplantıdır. Ekip burada sadece tamamlanan tanımına uyan şeyleri göstermelidir. Yani tamamen bitirilen ve üzerinde hiçbir ilave çalışma yapılmadan teslim edilecek şeyleri. Tamamen hazır bir ürün olmayabilir ancak bir ürünün tamamlanmış bir özelliği olmalıdır.
10- Sprint Geçmişine Bakış. Ekip sprintin sonunda neleri tamamladığını gösterdikten sonra oturulur ve neyin yolunda gittiği, neyin daha iyi olabileceği ve bir sonraki Sprint’te neyin daha iyi yapılabileceği düşünülür. Etkin olmak için bu toplantı belirli bir duygusal olgunluk düzeyi ve güven atmosferi gerektirir. Akılda tutulması gereken önemli husus suçlayacak birini aramadığımızdır, sürece bakmalısınız. Neden bu şekilde oldu? Bunu neden gözden kaçırdık? Bizi ne daha hızlı kılabilir? Kişilerin bir ekip olarak süreçler ve çıktılar için sorumluluğu alması ve yine bir ekip olarak çözüm aramaları çok önemlidir. Toplantı sonrası ekip ve Scrum ustası bir sonraki Sprint’te uygulayabilecekleri bir gelişim üzerinde anlaşmaya varmalıdır.
11- Ekibin engellerle olan tecrübesi ve süreç gelişimlerini dikkate alarak derhal bir sonraki Sprint döngüsüne başlayın.
Yazan : Ekrem Özbek
