Koca koca firmaların çalışanları günün önemli bir bölümünü toplantı yaparak geçiriyor. Firmalar büyüdükçe toplantı süreleri uzuyor ve toplantı sayıları da artıyor. Toplantının amacı nedir dersek işleri planlamak ve şirketin hedefini gerçekleştirmek başlıklarıyla özetleyebiliriz. Ancak bu amaçlar altında verimli toplantı yapan şirket sayısı çok az. Pek çok şirket; gereksiz, fazla uzun ve verimsiz toplantılar yaparak çalışanların çok değerli zamanını boşa harcıyor.

Şirketler, üç farklı nedenle toplantı yaparlar:

1. Karar alma toplantıları: Bu toplantılar, bir sorunun nasıl çözüleceğine karar verme veya nasıl tavır alınacağını, nasıl davranılacağını saptama amacını taşır.
2. Geri bildirim toplantıları: Herhangi bir konuda; gelişmeleri, kişileri, ürünü… değerlendirme amacıyla yapılan toplantılardır.
3. Bilgilenme toplantıları: Bu toplantılar tarafların bilgilenmeleri için düzenlenen toplantılardır. Şirketlerin haftalık icra toplantıları bu tarz toplantılardır. Her icra üyesi, ne yaptığı ve ne yapacağı hakkında bilgi verir.

Beyin fırtınaları ya da atölye çalışmaları (workshop), bu toplantıların dışında kalır. Bunlar bir konunun enine boyuna tartışılması için düzenlenen, tamamen farklı toplantı türleridir.

David Grady ve Jason Fried, şirket çalışanlarının zamanının neredeyse yarısını toplantılarda harcadıklarını söylüyorlar. Benim gözlemlerime göre bazı şirketlerde bu oran daha da fazla.

Hiç şüphe yok ki toplantı yapmak her organizasyon için bir gerekliliktir ama fazla toplantı yapmak ve toplantılarda zamanı verimsiz kullanmak, herkesin en değerli kaynağı olan zamanı heba etmektir.

Peter Drucker, “Bir insan hem toplantı yapıp hem çalışamaz; dolayısıyla toplantı için harcanan zaman, üretim zamanından çalınan zamandır.” der.

Verimli bir toplantı yapmak için herkesin uyması gereken kurallar şunlardır:

• Toplantı çağrısı yapan kişinin, toplantının konusunu, kimlerin katılacağını ve toplantının ne kadar süreceği belirtmesi gerekir.
• Toplantıya katılacak olanların hazırlık yapmaları gerekiyorsa, toplantının ayrıntılı gündeminin katılımcılara gönderilmesi gerekir.
• Toplantı çağrısını yapan, o toplantının sahibidir; toplantının gündeme uygun ilerlemesinden, konuların tamamının konuşulmasından ve toplantının belirtilen sürede bitirilmesinden sorumludur.
• Toplantının ne kadar süreceğinin önceden belirtilmesi ve buna kesinlikle uyulması şarttır.
• Toplantıda, toplantı amacı dışındaki konuların konuşulmamasına özen göstermek gerekir. Bir iki dakikalık hal hatır sorma ya da o gün herkesin ilgilendiği bir konu hakkında konuşmak kabul edilebilir ama toplantı gündemi dışındaki konular konuşulmamalıdır.
• Katılmaları gerekli olmayanlar, toplantıya çağırılmamalıdır. Her organizasyonun, “En değerli kaynak, zamandır.” anlayışını, her davranışıyla ortaya koyması gerekir.
• Toplantılarda sunumların ve yorumların mümkün olduğu kadar kısa olması gerekir. Toplantıya katılanlara saygı göstermenin en doğru yolu, onlara konuyu kolayca anlayabilecekleri kadar iyi anlatmak ve bunun için de çok iyi hazırlık yapmaktır. .
• Toplantı biter bitmez, toplantı notlarını çok kısa bir şekilde (telgraf metni gibi) bütün katılımcılara e posta ile iletmek çok yerinde bir davranıştır. Bu notlar hem bir sonraki toplantıda konuları takip etmek için gereklidir hem de arşiv değeri taşıdıklarından ötürü çok değerlidir. Toplantıdan kısa bir süre sonra toplantı notu gönderme disiplinine sahip pek az şirket var; bu iyi alışkanlığın her şirkete yaygınlaşması gerekir.
• Toplantıya katılanların cep telefonu, tablet veya bilgisayarlarıyla meşgul olmamaları gerekir. Maalesef bugün yapılan pek çok toplantıda, insanlar birbirlerini dinlemek yerine ellerindeki telefonlarla meşgul oluyorlar. Halbuki, bir toplantı sırasında insanın başka işlerle ilgilenmesi hem görgüsüzlük hem diğerlerine saygısızlıktır. Zorunluluk dışında cep telefonuyla mesajlaşmamak, görüşme yapmamak gerekir. Şirketlerin bu konuda bir davranış adabı belirlemesine ve herkesin bu adaba uymasına çok ihtiyaç vardır.
• Son yıllarda internet sağlayıcılarının bağlantı hızı ve kalitesi çok arttı ve bu sayede video konferanslar da son derece verimli olmaya başladı. Birçok şirketin farklı şehirlerdeki çalışanları artık seyahat etmeden toplantılara uzaktan bağlanabiliyorlar. Ben mümkün olduğu ölçüde her şirketin bu imkandan yararlanmasını destekliyorum; çünkü seyahat etmek yerine uzaktan bağlanmak, yöneticilere büyük zaman tasarrufu sağlıyor. Ancak bu toplantıların verimli olması için, kullanılan teknolojinin iyi olması gerekir. Aksi takdirde, düşük ses ve görüntü kalitesiyle toplantı yapmak bir eziyet olur.

Şirketler, her şeyin maliyetine son derece titizlik gösterirken, en önemli maliyet kalemi olan yöneticilerin zamanını; gereksiz, fazla uzun ve verimsiz toplantılarda hovardaca harcıyorlar. Üstelik çoğu, böyle bir israf içinde olduğunun bilincinde bile değil.

Gereksiz ve verimsiz toplantılardaki zaman israfını önlemenin yolu, şirketlerin toplantı alışkanlıklarını eleştirel bir bakış açısıyla gözden geçirmeleridir. Her şirketin insan kaynakları bölümleri toplantı düzenleme konusunda yeni bir anlayışı hayata geçirip, şirketin toplantı alışkanlıklarını değiştirebilir.

[highlight]Şirketlerin amacı değer üretmektir; toplantı yapmak değil.[/highlight] İnsanların çalışması için zamana ihtiyacı vardır. Gereksiz ve verimsiz toplantılar yaparak insanların değerli zamanını boşa harcamak en büyük israftır.

Yazan : Temel Aksoy, LinkedIn Pulse