Zamanınızı ne kadar iyi kullanıyorsunuz? Eğer pek çok insan gibiyseniz, cevabınız pek iç açıcı olmayabilir. Belki gereğinden fazla sorumluluğunuz olduğunu hissediyorsunuz ve işleri zamanında yetiştirebilmek için gece yarılarına kadar çalışmak zorunda kalıyorsunuz. Ya da günlerinizin bir sorundan diğerine koşuşturmakla geçtiğini hissediyorsunuz ve bunu hem stresli hem de moral bozucu buluyorsunuz. Pek çoğumuz zamanımızı daha etkili kullanabileceğimizi biliyoruz ancak yaptığımız yanlışları fark etmemiz ve onları değiştirmemiz o kadar da kolay olmuyor. Ancak zamanımızı iyi kullandığımızda, iş yerinde çok üretken oluyoruz ve stresimiz büyük ölçüde hafifliyor. Böylece zamanımızı daha ilginç, kariyerimizde fark yaratabilecek, büyük ödüllü projelere ayırabiliyoruz. Kısacası daha mutlu oluyoruz! Bu yazıda zaman kullanımı konusunda en sık yapılan on yanlışa yakından bakarken, bu yanlışların üstesinden gelmek için strateji ve ipuçlarını da öğreneceğiz.

İşte zaman kullanımı konusunda sık yapılan 10 (on) hata

Yanlış 1: Yapılacaklar listesi hazırlayamamak

Hiç önemli bir işi yapmayı unuttuğunuz hissiyle boğuşup durdunuz mu? Eğer öyleyse, işlerinizin öncelik sırasını görmenize yarayan bir yapılacaklar listesi tutmuyorsunuz demektir. Yapılacaklar listesi hazırlamanın püf noktası, yapmanız gerekenleri öncelik sırasına koymaktır. Pek çok kişi A-F puanlama sistemini kullanır. Bu sisteme göre yüksek öncelikli işler A ve A’ya yakın puanlar alırken, en düşük öneme sahip işler de F ile belirtilir.

Eğer listenizde büyük projeler bulunuyorsa, eğer dikkatli olmazsanız, bunlar çok genel ve etkisiz olabilir. Örneğin “bütçe önerisini hazırlamaya başla.” demişsinizdir. Ancak bu tam olarak ne anlama gelir ve buna başlamadan önce yapmanız gereken bir şey var mıdır? Bu tür detayların olmaması sizin işi ertelemenize ya da ana adımları kaçırmanıza neden olabilir. Büyük görevleri küçük, yapılabilir adımlara bölün.

Yanlış 2: Kişisel hedefler belirlememe

Altı ay içinde nerede olmak istediğinizi biliyor musunuz? Peki bir yıl sonra ya da on yıl sonra? Eğer bilmiyorsanız, kişisel hedefler belirleme zamanı!

Kişisel hedef belirleme, zamanınızı iyi kullanmak için vazgeçilmezdir, çünkü hedefler sıkı çalışmanız için size neden ve bakış kazandırır. Nereye gitmek istediğinizi bildiğinizde, oraya ulaşmak için kaynak, zaman ve öncelikleri de daha rahat yönetebilirsiniz. Hedefler, size neyin vakit ayırmaya değer olduğunu, neyin sadece vakit kaybı olduğunu anlamanızda da yardımcı olur.

Yanlış 3: Öncelik belirlememe

Siz yeni müşteriniz için beyin fırtınası yapmaktayken, asistanınız hemen ilgilenmeniz gereken bir krizle yanınıza geldi. Müşterinizin pazarlama kampanyası için mükemmel bir fikirle gelmek üzere olduğunuzdan eminsiniz ancak son anda gelen bu acil iş nedeniyle bu fikri yakalayamadan elinizden kaçırma tehlikesiyle karşı karşıyasınız.

Bazen, özellikle de pek çok acil işle karşı karşıyayken, önceliklerinizi bilmek zor olabilir. Ancak önceliklerinizi belirlemek, zamanınızı en etkili biçimde kullanmanız için ihtiyacınız olan şeylerden biridir. Yapmanız gerekenleri yüksek-orta ve düşük öncelikliler olarak sınıflayın. Önceliklerinizi belirlerken, acil olanlarla önemli olanları ayırmaya gayret gösterin.

Yanlış 4: İlgi dağıtıcı şeylerle vakit kaybetme

Bazılarımızın ıvır zıvır şeylerle günde iki saatini kaybedebildiğini biliyor musunuz? Bu iki saatte neler yapılabileceğini bir düşünün!

E-postalar, bir sorunla gelen çalışma arkadaşları ya da müşteriden gelen telefonlar, yaptığımız işi böler ve bizim akışta olmamızı engeller. Halbuki akış, kendimizi tamamen yaptığımız işe verdiğimiz ve bizim hem tatmin edici hem de çaba harcamadan, kolaylıkla iş yapabilmemize yardımcı olan bir ruh halidir.

Yanlış 5: Erteleme

Şu an yapmanız gereken şeyleri yapmıyor, yarın ya da başka bir zaman yaparım diyorsanız, yaptığınız şey ertelemektir. Ertelediğiniz zaman başlamadığınız için kendinizi suçlu hissedersiniz. Sonunda bu işi yapmaktan korkmaya başlarsınız ve sonunda işi zamanında bitirmeyi başaramazsınız.

Ertelemeyle baş etmede önemli stratejilerden biri kendinize bu projeye sadece on dakika ayırarak işe başlayacağınızı söylemektir. Erteleme eğiliminde olanlar, bir işi başlayıp hemen bitirmek zorundaymış gibi hissederler, bu yüksek beklenti de onları başlamaktan alıkoyar.

Yanlış 6: Çok fazla sorumluluk almak

İnsanlara hayır demekte zorluk mu çekiyorsunuz? Eğer öyleyse muhtemelen çok fazla projeniz ve sorumluluğunuz vardır. Bu kötü performansa, strese ve düşük morale yol açabilir. Kişiye evet derken verdiği işe hayır diyebilmek gibi incelikli bir sanat vardır, bunu öğrenin. Böylece hem kendinizi doğru ifade etmiş hem de insanlarla iyi geçinmeye devam ediyor olursunuz.

Yanlış 7: Sürekli meşgul olarak kendini önemli hissetmek

Bazı insanlar meşgul olmaktan heyecan duyarlar. Son dakikada yetişen işler, ardı arkası kesilmeyen e-posta trafiği, masada yığılmış, ilgilenilmesi gereken belgeler ve toplantıdan toplantıya koşuşturma… Ne adrenalin ama!

Meşgul olmaya bağımlılık nadiren etkili çalışmanın işaretidir ve çoğu zaman strese yol açar. Bunun yerine yavaşlamayı deneyin ve zamanınızı daha iyi kullanmayı öğrenin.

Yanlış 8: Çoklu görev 

Linda yoğun iş temposu nedeniyle müşterileriyle telefonda konuşurken aynı zamanda e-postaları da cevaplıyor. Linda bunun iyi bir zaman kullanımı örneği olduğunu düşünse de gerçek şu ki, birden fazla işi aynı anda yaptığınız zaman o işleri bitirmeniz yüzde 20-40 daha uzun sürüyor. Ayrıca her iki görevde gösterdiğiniz performans da düşüyor. Linda’nın e-postaları hatalarla doluyken, müşterileri de onun konsantrasyon bozukluğundan şikayetçi. Çağın gerekliliği olarak görülen çoklu görevi unutun ve işlerinizi teker teker yapın.

Yanlış 9: Ara vermemek

Sekiz-on saat aralıksız çalışabildiğinizi düşünmek güzeldir, özellikle de yetiştirmeniz gereken bir iş varsa. Ancak ara verip beyinlerini dinlendirmeden kimse için bu kadar saat odaklanmak ve iyi iş çıkarmak mümkün değildir. Dolayısıyla molaları zaman kaybı olarak görmeyin. Molalar, sizin daha yaratıcı ve üretken olmanızı sağlayan, değerli zaman dilimleridir.

Eğer sizin için çalışmayı bırakmak zorsa, hatırlatıcı olarak alarm kurabilirsiniz. Yürüyüşe çıkın, kahve alın ya da sadece oturup meditasyon yapın. Her bir iki saatte beş dakikalık molalar vermeye çalışın.

Yanlış 10: Etkili olmayan planlama

Sabahları daha mı verimli çalışırsınız? Ya da güneş batıp akşam olduğunda enerjinizin yükseldiğini mi hissedersiniz? Hepimizin farklı ritimleri vardır ve hepimiz günün farklı saatlerinde daha üretken ve enerjik hissederiz.

Önemli işlerinizi enerjinizin daha yüksek olduğu saatlere ve daha az enerji gerektiren işlerinizi de “düşük enerjili” zamanlarınıza denk getirerek zamanınızı en etkili biçimde kullanabilirsiniz.

Kaynak : Marjinal