Etkili ve verimli toplantılara bugünlerde daha çok katılım gösteriyor. Genelde yüz yüze değil; online oluyor ama genelde bir toplantının verimli geçebilmesi için yapılması/uyulması gereken başlıklar hep aynı. Günlük iş hayatımızda, bitse de kurtulsak dediğimiz toplantılar var mi? Bazen beni niye bu toplantıya çağırdılar, peki ne işim var bu toplantıda dediklerimiz?
Bir de olumsuz iç seslerden şeyler yazarsak : “Başım çok ağrıdı. Bitse de gitsek.” , “Ya şimdi çıksam ayıp olur mu?” , “Dinliyormuşum gibi yapmak konusunda ustalaştım.” … örneklerini ne sıklıkla yaşıyorsunuz?
Hizmet sektöründe, verimlilik projelerinde yapmış olduğumuz potansiyel analizi değerlendirme formu, proses akış haritalaması, Multi Moment aracı kullanılarak mevcut uygulamaların genel değerlendirdiğimizde sonuçlar şu şekilde : Verimsiz faaliyetlerden dolayı çalışma süresinin ortalama %49’u kayıp. Bu da; her çalışan için haftada 2 gün demek! Kayıplardan kastımız nedir? Arama, bekleme, WhatsApp mesajları, mailler, iletiler, dosya işleri, beklemeler, toplantılar, imzalar, onaylar vb. olduğunu gösteriyor.
Peki işe toplantılarla başlamaya ne dersiniz? Kurumlarda yapılan her türlü verimsiz toplantı için giden maliyettir.
#Sonuç alınmayan bir toplantıysa, çöpe atılan maliyet : Toplantıya katılanların saat ücreti ile katılan üye sayısının çarpanı ve toplantının süresi toplantının işgücü maliyetidir.
Zaman hırsızları listelerinin değişmez maddesi toplantıları daha işe yarar hale getirmek; gereksiz konuşmaları; birbirini ezmeye çalışan iş arkadaşlarını ya da bir an önce bitse de işimize dönsek diyenleri en azından toplantı ortamına çekmek ve katkılarını almak için yöntemler geliştirilmeli.
Verimli Toplantılar için şu soruları sorsam cevaplarımız neler olur?
- Toplantı nedir, neden toplantı yapıyoruz?
- Toplantı yapmanın kriterleri
- Toplantının işlevleri
- Toplantı çeşitleri
- Verimli bir toplantının yapılandırılması
- Toplantı öncesi yapılması gerekenler
- Toplantı sırasında yapılması gerekenler
- Toplantıda oynanan roller ve oyunlar
- Toplantı sonrasında yapılması gerekenler
Öncelikle bir toplantı nedir tanımını yapalım. Toplantı belli sonuçlara ulaşmak için iki veya daha fazla insanın arasındaki bilgi, görüş ve fikir alışverişidir.
Neden toplantı yapıyoruz?
- Problemleri çözmek için
- İletişimi sağlamak
- Motivasyonu yükseltmek
- Bilgi alışverişinde bulunmak
- Karar almak
- Kişiler arası uyumu sağlamak
- Sorun belirlemek ve sorun çözmek
- Değişiklikleri duyurmak
- Görevlendirmek
- İkna etmek için
Toplantı Öncesi Hazırlık
Toplantı öncesi hazırlık ne kadar çok olursa, toplantı süremiz ters orantılı olarak kısalmaz mı? Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.
Başarılı Toplantılar için Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Başarılı, etkili ve verimli toplantı için şunları yapmak gerekir.
- Öncelikle toplantının yapılma amacını belirlemek ve bütün plan programı ona göre yönetmek gerekir. Toplantının amacı belirlendikten sonra toplantının yapılacağı mekan ve zaman için organizasyon yapılmalıdır.
- Toplantıya davet edilecek kişilerin özenle belirlenmesi gerekir. Toplantıyla ilgisi olmayan, sadece seyirci olarak katılacak ve hiçbir katkısı olmayacak kişilerin toplantıya davet edilmesinden kaçınılmalıdır.
- Aksi takdirde toplantı bir kargaşa hali alır ve toplantıda konuşulması gereken konular gündeme dahi gelmez.
- Toplantının süresi önceden belirlenmelidir. Konuşulan konulara ve alınacak kararlara bağlı olarak toplantı süresi uzasa da başlangıçta bir sürenin belirlenmesi toplantıyı verimli kılacaktır.
- Toplantı esnasında çözeme kavuşturulacak konular mutlaka belirlenmeli ve katılımcıların bu konuda hazırlıklı gelmesi istenmelidir.
Vegas Kuralı: “Vegas’ta olan Vegas’ta kalır.”
Toplantıda konuşulanlar, verilen kararlar toplantıya katılanlar arasında gizli kalır. Herhangi bir şekilde dışarıya bilgi aktarılamaz.
Verimli ve Etkili Toplantılar İçin 8 önemli kural
- Toplantı gündemini önceden duyurun – öğrenin.
- Katılımcı Listesini gözden geçirin.
- Zaman yönetimi yapın.
- Tartışmalar için “Park Yeri ” kullanın.
- Önemli nokta ve kararları önceden paylaşın.
- Kendiniz için not alın.
- Toplantıyı takip edin.
Sonuç olarak, Etkili toplantı veya verimli toplantı 1 saati aşmayan toplantılardır diyebiliriz. Fazlası dedikodu, çanta, ayakkabı muhabbetidir ki zaman kaybıdır.
Yazan : Ayşe Deniz, Türk Dünyası Haber
